5111. Chèques à encaisser ou à l’encaissement

Ce compte est assimilé à un compte d’attente (ou transitoire), est destiné à enregistrer dans ses subdivisions 51111 – « Chèques en portefeuille » et 51112 – « Chèques à l’encaissement », les chèques bancaires, postaux ou sur trésorerie générale, reçu des tiers et non encore remis à l’encaissement et ceux remis à l’encaissement mais dont le montant n’est pas encore porté au crédit du compte de l’entreprise par la banque, le centre des chèques postaux ou la trésorerie générale.

Rôle et Utilité

Le compte 5111 est un compte de passage (ou transitoire). Son rôle principal est de suivre le parcours d’un chèque reçu d’un client entre le moment où l’entreprise le reçoit physiquement et le moment où l’argent est réellement disponible sur son compte bancaire.

Pourquoi est-ce si important ?
Parce qu’il y a un décalage dans le temps :

  1. Vous recevez un chèque d’un client. Vous avez une « valeur » en main, mais ce n’est pas encore de l’argent liquide en banque.
  2. Vous déposez ce chèque à la banque. L’argent n’est toujours pas disponible immédiatement. La banque doit le « compenser », c’est-à-dire vérifier sa validité et transférer les fonds depuis la banque du client. Ce processus prend généralement 1 à 3 jours ouvrables.

Utiliser ce compte permet d’avoir une image fidèle et exacte de la trésorerie de l’entreprise à un instant T. Sans lui, on pourrait croire que l’argent est déjà en banque alors qu’il n’est qu’en « transit ».

Les Subdivisions du Compte

Le compte se divise en deux étapes logiques, chacune représentée par un sous-compte :

  1. 51111 – Chèques en portefeuille
    • « En portefeuille » signifie littéralement « dans le portefeuille » ou « dans le coffre » de l’entreprise.
    • Quand l’utiliser ? On débite ce compte dès la réception d’un chèque d’un client. Le chèque est physiquement dans les locaux de l’entreprise, en attente d’être déposé à la banque.
    • Ce qu’il représente : Une créance client qui est soldée, mais transformée en une valeur « en attente de dépôt ».
  2. 51112 – Chèques à l’encaissement
    • « À l’encaissement » signifie que le chèque n’est plus chez vous, mais a été remis à la banque pour être traité.
    • Quand l’utiliser ? On débite ce compte au moment où l’on dépose physiquement le chèque à la banque (remise de chèques).
    • Ce qu’il représente : L’argent est en cours de traitement par le système bancaire. C’est une étape plus avancée que « en portefeuille ».

Exemple

Imaginons la société « MAROCAB SARL » qui vend des câbles informatiques.

  • Le 10 juin : MAROCAB vend des marchandises à son client « INFO-SYSTEM » pour un montant de 12 000 DH. Une facture est émise.
  • Écriture de la vente (Journal des Ventes) :
    • Débit du compte 3421. Clients : 12 000 DH (La créance sur le client augmente)
    • Crédit du compte 7111. Ventes de marchandises : 12 000 DH (Le chiffre d’affaires augmente)
  • Le 15 juin : INFO-SYSTEM envoie un chèque de 12 000 DH pour régler sa facture. Le comptable de MAROCAB le reçoit et le met dans le coffre-fort de l’entreprise en attente de la prochaine remise en banque.
  • Étape 1 : Réception du chèque
    Le chèque est maintenant « en portefeuille ». Il faut solder la dette du client et constater la nouvelle valeur.
  • Écriture de la réception (Journal des Opérations Diverses ou de Trésorerie) :
    • Débit du compte 51111. Chèques en portefeuille : 12 000 DH
    • Crédit du compte 3421. Clients : 12 000 DH (Le compte du client est maintenant à zéro, sa dette est payée)
  • Le 17 juin : Le coursier de MAROCAB va à la banque et dépose le chèque de 12 000 DH. Il revient avec le bordereau de remise de chèque comme preuve.
  • Étape 2 : Remise du chèque à l’encaissement
    Le chèque a quitté l’entreprise pour la banque. Il faut constater ce mouvement.
  • Écriture de la remise en banque (Journal de Trésorerie) :
    • Débit du compte 51112. Chèques à l’encaissement : 12 000 DH
    • Crédit du compte 51111. Chèques en portefeuille : 12 000 DH (Le chèque n’est plus physiquement dans l’entreprise)
  • Le 19 juin : En consultant son relevé bancaire en ligne, MAROCAB voit un avis de crédit. La banque confirme que le chèque a été compensé et que les 12 000 DH sont maintenant disponibles sur le compte bancaire de l’entreprise.
  • Étape 3 : Crédit effectif sur le compte bancaire
    L’argent est enfin arrivé à destination. Il faut constater l’entrée d’argent en banque.Écriture de l’encaissement final (Journal de Banque) :
    • Débit du compte 5141. Banques : 12 000 DH (L’argent est maintenant sur le compte bancaire)
    • Crédit du compte 51112. Chèques à l’encaissement : 12 000 DH (Le processus de transit est terminé)

Bilan du Processus

À la fin de l’opération (le 19 juin) :

  • Le compte 3421. Clients (pour cette facture) est à 0.
  • Le compte 51111. Chèques en portefeuille est à 0.
  • Le compte 51112. Chèques à l’encaissement est à 0.
  • Le compte 5141. Banques a augmenté de 12 000 DH.

Ce suivi rigoureux permet de savoir à tout moment où se trouve l’argent de l’entreprise, ce qui est crucial pour la gestion de la trésorerie et pour éviter les découverts bancaires inattendus.

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