5165. Régies d’avances et accréditifs
Ce compte enregistre les écritures relatives aux fonds gérés par les régisseurs et aux accréditifs ouverts dans les banques au nom d’un tiers ou d’un agent de l’entreprise.
Il est débité du montant de la remise des fonds aux régisseurs et titulaires d’accréditifs par le crédit d’un compte de trésorerie. Ce compte est crédité :
– Du montant des dépenses effectuées par le régisseur pour le compte de l’entreprise par le débit d’un compte de tiers ou de charges ;
– Du montant du reversement du reliquat de fonds avancé par le débit du compte de trésorerie.
1. À quoi ça sert ?
Imaginez que votre entreprise ait un grand chantier de construction loin du siège social, ou un service commercial dont les membres ont souvent besoin de payer de petites dépenses urgentes (repas avec un client, taxi, etc.).
Il serait inefficace et lent de demander un chèque ou un virement du siège pour chaque petite dépense. Le compte 5165 est la solution à ce problème.
Il représente une somme d’argent que l’entreprise avance et confie à une personne de confiance (appelée un régisseur) ou met à disposition via un mécanisme bancaire spécifique (un accréditif) pour couvrir un ensemble de dépenses prédéfinies.
En termes simples, c’est comme donner une « enveloppe budgétaire » à un responsable pour qu’il puisse gérer les dépenses de son projet ou de son service de manière autonome, tout en restant sous le contrôle de la comptabilité. L’argent appartient toujours à l’entreprise, mais il est temporairement géré par quelqu’un d’autre.
- Régie d’avances : C’est la version la plus courante. On donne une somme d’argent (souvent en espèces ou sur une carte de débit dédiée) à un employé (le régisseur).
- Accréditifs : Moins courant pour les petites dépenses, c’est une autorisation donnée par la banque à une personne pour qu’elle puisse retirer des fonds jusqu’à un certain plafond au nom de l’entreprise.
2. Fonctionnement du Compte (Le Cycle de Vie d’une Régie)
Le processus se déroule en trois grandes étapes, qui correspondent exactement à la description que vous avez fournie.
- ÉTAPE 1 : La Mise en Place (Débit)
L’entreprise donne l’argent au régisseur. Cet argent sort de la banque (ou de la caisse principale) pour aller dans la « caisse du régisseur ».- On débite le compte 5165. Régies d’avances (pour montrer que cette « enveloppe » est maintenant pleine).
- On crédite le compte 5141. Banques ou 5161. Caisses (pour montrer que l’argent est sorti de la trésorerie principale).
- ÉTAPE 2 : L’Utilisation et la Justification (Crédit)
Le régisseur utilise l’argent pour payer les dépenses prévues. Périodiquement (ex: à la fin du mois), il doit fournir à la comptabilité tous les justificatifs (factures, reçus). Le comptable enregistre alors les dépenses réelles.- On crédite le compte 5165. Régies d’avances (pour montrer que l’enveloppe se vide au fur et à mesure des dépenses).
- On débite les comptes de charges correspondants (Classe 6). Par exemple : 6134. Frais de déplacement, 6143. Frais postaux, 6125. Achats de petit matériel, etc.
- ÉTAPE 3 : La Clôture (Crédit)
Une fois la mission terminée ou à la fin de la période, le régisseur rend l’argent qui n’a pas été dépensé (le reliquat).- On débite le compte 5141. Banques ou 5161. Caisses (l’argent revient dans la trésorerie principale).
- On crédite le compte 5165. Régies d’avances pour le montant restant.
À la fin de ce cycle, le solde du compte 5165 pour cette opération doit revenir à zéro.
Exemple
L’entreprise de BTP « CONSTRU-MAROC » ouvre un nouveau chantier à Dakhla, géré par un chef de chantier, M. Ali. Pour couvrir les petites dépenses imprévues sur place (achat de petit outillage, carburant, paiement de manoeuvres journaliers…), la direction décide de lui allouer une régie d’avances de 10 000 DH.
Opérations du mois de Novembre :
- Le 2 Novembre : Le comptable effectue un virement de 10 000 DH du compte bancaire de l’entreprise vers le compte de M. Ali, dédié à la régie.
- Pendant le mois : M. Ali effectue les dépenses suivantes et conserve précieusement les justificatifs :
- Achat de petit matériel (vis, gants, etc.) : 2 500 DH
- Frais de carburant pour les engins : 4 000 DH
- Paiement de repas pour l’équipe lors d’un travail de nuit : 800 DH
- Frais de transport urgents : 500 DH
- Le 30 Novembre : M. Ali envoie tous ses justificatifs au siège. Le montant total des dépenses est de 2 500 + 4 000 + 800 + 500 = 7 800 DH.
- Le 1er Décembre : M. Ali reverse le solde non utilisé sur le compte de l’entreprise. Solde = 10 000 – 7 800 = 2 200 DH.
Traduction en écritures comptables :
| Date | Opération | Compte Débité | Compte Crédité | Montant Débit (DH) | Montant Crédit (DH) |
| 02/11 | 1. Mise en place de la régie | 5165. Régies d’avances (Régie M. Ali) | 5141. Banques | 10 000 | |
| 10 000 | |||||
| Le compte 5165 a un solde débiteur de 10 000 | |||||
| 30/11 | 2. Justification des dépenses | 6125. Achats de petit matériel | 5165. Régies d’avances | 2 500 | |
| 6122. Achats de carburant | 4 000 | ||||
| 6134. Frais de déplacement, missions et réceptions | 800 | ||||
| 6142. Transport | 500 | ||||
| 7 800 | |||||
| Solde de 5165 = 10 000 – 7 800 = 2 200 (D) | |||||
| 01/12 | 3. Reversement du solde | 5141. Banques | 5165. Régies d’avances | 2 200 | |
| 2 200 | |||||
| Solde final du compte 5165 = 2 200 – 2 200 = 0 |
À la fin, le compte 5165 est soldé, toutes les charges ont été correctement affectées et l’argent non dépensé est retourné dans la trésorerie principale. La gestion a été à la fois souple sur le terrain et rigoureuse en comptabilité.
